Elektronisch übermittelte Rechnungen sind in Österreich nach der aktuellen Gesetzeslage nur noch dann vorsteuerabzugsfähig, wenn sie mit einer so genannten „fortgeschrittenen digitalen Signatur“ unterschrieben sind, die nachträgliche Manipulationen an dem Dokument unterbindet. ELO Digital, der international renommierte Spezialist für elektronisches Dokumentenmanagement, hat diese Funktion als einer der ersten DM-Hersteller nun auch in seine Produktfamilie integriert.

Vor allem, wenn größere Mengen an Rechnungen verschickt werden müssen, artet das digitale Signieren der einzelnen Dokumente oft in eine mühsame Arbeit aus. Um diesen Vorgang zu beschleunigen, wurden die ELO-Produktlinien nun um ein Modul zur Stapelsignatur erweitert; damit wird es dem Benutzer ermöglicht, in einem Zug einen kompletten Dokumentenstapel mit einer elektronischen Unterschrift zu versehen. Spezielle Programm- und Durchführungsmechanismen stellen dabei sicher, dass der gleiche Sicherheitsrahmen wie bei einer Einzelsignatur erhalten bleibt.

Langzeitarchivierung
Auf diese Weise lassen sich auch sensible Schriftstücke, die zur Langzeit-Archivierung eingescannt wurden, mit einer rechtskonformen, elektronischen Signatur versehen. Dazu ELO Digital Geschäftsführer Karl Heinz Mosbach: „Jedes Dokument erhält dabei ein eindeutiges Zertifikat, das auch nach Jahren noch gewährleistet, dass keine nachträglichen Veränderungen vorgenommen wurden“ und betont, dass in jedem Zertifikat auch die rechtsgültige Unterschrift einer autorisierten Person enthalten ist.

Da mit Ende des Jahres auch eine per Fax verschickt Rechnung nicht mehr zum Vorsteuerabzug berechtigt, ist die einzige, rechtsgültige Alternative zur elektronischen Signatur die gute, alte Briefpost. Wenn man den damit verbundenen Aufwand betrachtet – Dokumente ausdrucken, unterschreiben, kuvertieren, zur Post bringen, etc. – und die Portokosten für tausende Briefe ins Kalkül zieht, zeigt sich rasch der finanzielle Vorteil der elektronischen Rechnungslegung; je nach Geschäftsaufkommen kann sich die Anschaffung einer automatischen Signaturlösung schon innerhalb weniger Monate amortisieren.

Unternehmenslösungen
Neben den Lösungen rund um die digitale Unterschrift kann ELO auf der ITnT noch mit einer ganzen Reihe weiterer Neuerungen aufwarten; so hat das Unternehmen mit ELOoffice 6.0 ein komplett auf die Bedürfnisse von Kleinstbetrieben und Freiberuflern abgestimmtes Dokumentenmanagementsystem in seine Produktpalette integriert. Bei ELOprofessional wurde die Integration von SAP und CAD-Lösungen optimiert, während bei ELOenterprise die generelle Einbindung des Dokumentenmanagements in bestehende IT-Landschaften verbessert wurde.

Firmenprofil ELO Digital Office GmbH:
ELO Digital Office GmbH ist als Tochterunternehmen der Unternehmensgruppe Louis Leitz, einem der führenden Hersteller von Ablage- und Archivierungssystemen sowie Büroprodukten in Europa, hervorgegangen. Als eigenständiges Unternehmen entwickelt und vertreibt die ELO Digital Office GmbH Produktlösungen in den Bereichen elektronisches Dokumentenmanagement und digitale Archivierung über ein dichtes Netz an Distributoren, Fachhändlern und Systemhäusern. Unter der Produktbezeichnung ELO - Elektronischer Leitz Ordner - werden Dokumentenmanagement- und Archivierungslösungen für Behörden, Kommunen, Steuerberater, Rechtsanwälte, Wirtschaftsprüfer, Handel, Industrie, Dienstleister, Verwaltung, Banken, Versicherungen und Verlage angeboten. Die Produktpalette reicht von der Einstiegslösung für den Mittelstand (ELOoffice) bis hin zum hoch skalierbaren modularen Client/ Server-Systemen für große Unternehmen (ELOprofessional und ELOenterprise). Die ELO-Produkte finden aufgrund des hohen Leistungspotenzials zunehmend Einsatz in großen Konzernen der unterschiedlichsten Branchen. Zu namhaften Kunden zählen Unternehmen wie Lufthansa, MAN, ALSTOM, Debitel, BMW, EADS, DaimlerChrysler, Zott, Südzucker AG, Commerzbank, Griech. Nationalbank, BDI, DRK, BKK, Landes- und Bundesbehörden. Des weiteren entwickelt ELO Digital Office GmbH für den Esselte/Leitz-Konzern spezielle Softwareprodukte und Kundenlösungen für die traditionelle Aktenverwaltung. Die Unternehmensgruppe Louis Leitz wurde im August 1998 von der schwedischen Esselte AB gekauft. In diesem Zuge erfolgte eine Ausgliederung der ELO Digital Office GmbH als eigenständige, unabhängige Einheit.

zusätzliche Info als Word- oder pdf Datei herunterladen...